Sistema de gestión escolar: pensiones, notas y libretas para tu colegio
Deja los cuadernos, los grupos de WhatsApp y los Excel sueltos. Un sistema a la medida de tu colegio para ordenar la gestión diaria.
Ver qué incluye- Pensiones y pagos al día
- Notas y asistencia por aula
- Comunicados a los padres
- Propuesta gratis, normalmente en 24 horas
- Apruebas el diseño antes de programar
- Pago en dos partes: 50/50
Lo que más nos cuentan los colegios pequeños
Pensiones anotadas en cuadernos
Pagos por Yape, depósito o efectivo apuntados a mano. Cuesta saber quién debe y cobrar a tiempo.
Notas y asistencia en papel o Excel
Los profesores llevan registros por separado y armar las libretas al cierre del bimestre toma días.
Avisos perdidos en chats de WhatsApp
Comunicados, reuniones y citaciones se pierden entre mensajes. Algunos padres nunca se enteran.
Lo que puede incluir tu sistema
Es un punto de partida: lo ajustamos a cómo trabajas. Lo que no necesites, no se construye.
Alumnos y apoderados
Ficha de cada alumno con sus datos, aula y apoderados de contacto.
Pensiones y pagos
Cuotas por alumno, pagos recibidos y deudas pendientes, con recordatorios.
Comprobantes de pago
Constancias o comprobantes por cada pensión cobrada, según lo que necesites.
Notas y libretas
Registro de notas por curso y periodo, con libretas listas para entregar.
Asistencia diaria
Los profesores marcan asistencia por aula y el apoderado puede enterarse.
Comunicados y citaciones
Avisos a todos los padres o a un aula, con registro de quién los recibió.
Horarios y aulas
Horario por aula y por profesor, sin cruces ni confusiones.
Portal para padres
Cada familia consulta notas, asistencia y deudas con su propio acceso.
Reportes del colegio
Matrícula, morosidad y asistencia por periodo, al alcance de la dirección.
De la matrícula a la libreta, en un solo sistema
Así puede funcionar el día a día en tu colegio. Lo adaptamos a cómo trabajas tú.
Automáticolo hace el sistema por ti; el resto lo haces tú o tu cliente.
1 · Matrícula
- La familia solicita vacante
- Se registra al alumno y al apoderadoAutomático
- Se genera el plan de pensionesAutomático
2 · Cobranza
- El apoderado paga la pensión
- Se registra el pago y se emite constanciaAutomático
- Se avisa a los apoderados con deudaAutomático
3 · Aula
- El profesor marca asistencia
- El profesor registra notas
- Se calculan promedios del periodoAutomático
4 · Familias
- Se genera la libreta del alumnoAutomático
- Los padres reciben comunicados y libretasAutomático
Cómo se ordena tu colegio con un sistema de gestión escolar
Todo empieza en la matrícula. La secretaría registra al alumno, su grado y sección, y a sus apoderados, con quién lo recoge y a quién llamar en una emergencia. El plan del año se genera de una vez: matrícula y pensiones mensuales, cada una con su fecha de pago. Si una familia tiene dos hijos en el colegio o una beca parcial, el descuento queda aplicado desde el inicio y no hay que recordarlo cada mes.
Durante el bimestre, cada profesor pasa lista desde el celular o la computadora y registra las notas de sus cursos. Si un alumno acumula faltas, el tutor lo ve y puede citar al apoderado con un comunicado que queda registrado. La dirección ya no espera a que todos entreguen su registro auxiliar en Excel: ve qué cursos tienen notas pendientes antes del cierre del periodo.
Al terminar el periodo, las libretas salen con el formato del colegio y llegan a cada familia por el portal o impresas. La información de notas y asistencia queda ordenada para cuando la secretaría debe pasarla al SIAGIE, que sigue siendo un trámite que hace el colegio. Y en tesorería, el reporte de morosidad está listo para la reunión de fin de mes con la promotoría.
Términos que verás en el sistema
- SIAGIE
- Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa, del Ministerio de Educación. Ahí los colegios registran la matrícula, las notas y la asistencia oficiales.
- Libreta de notas
- Informe que el colegio entrega a la familia al final de cada bimestre o trimestre, con las calificaciones y observaciones del alumno.
- Registro auxiliar
- Registro donde cada docente anota las evaluaciones del periodo antes de consolidar la nota que va a la libreta.
- Apoderado
- Padre, madre u otro adulto responsable del alumno ante el colegio; firma la matrícula y recibe los comunicados.
- Pensión de enseñanza
- Cuota mensual que paga la familia en un colegio privado, aparte de la matrícula y de la cuota de ingreso, si la hubiera.
- Tutor de aula
- Docente a cargo del seguimiento de una sección: asistencia, conducta y comunicación con los padres.
Un sistema hecho para tu negocio, no uno que tienes que adaptar
Se adapta a ti
No cambias tu forma de trabajar para encajar en un software genérico.
Pagas por lo que usas
Sin módulos de relleno ni licencias por funciones que no necesitas.
Es tuyo y crece contigo
Sumamos módulos cuando tu negocio lo pida, con el mismo equipo que lo construyó.
De la primera llamada al lanzamiento, un proceso claro
- 01
Consulta
Conversamos sobre tu negocio y entendemos cómo trabajas hoy.
- 02
Diseño
Te mostramos cómo se verá el sistema. Tú lo apruebas antes de programar.
- 03
Desarrollo
Lo construimos a tu medida, con avances que puedes revisar.
- 04
Entrega
Lo lanzamos, capacitamos a tu equipo y seguimos disponibles para ayudarte.
Lo que suelen preguntarnos antes de empezar
¿Cuánto cuesta un sistema de gestión escolar para un colegio pequeño?
Depende de cuántos alumnos y niveles tengas (inicial, primaria, secundaria), de los módulos que elijas y de si incluye portal para padres. No cobramos por funciones que no usarás. La cotización es gratis y llega normalmente en menos de 24 horas; el pago va en dos partes: la mitad al iniciar y la otra mitad al entregar.
¿El sistema se conecta con el SIAGIE?
No se conecta directamente con el SIAGIE. Lo que hace es ordenar alumnos, notas y asistencia durante el año para que la información esté completa y revisada cuando tu colegio deba registrarla en la plataforma del Ministerio de Educación. Si conviene exportar los datos en algún formato que te ahorre digitación, lo evaluamos contigo.
¿Puede generar las libretas de notas?
Sí. Los profesores registran las notas por curso y por periodo, sea bimestre o trimestre según trabaje tu colegio, y la libreta se arma con el formato de la institución, lista para imprimir o enviar a cada familia. La escala de calificación, con letras o números, se configura como la uses.
¿Cómo se controla la morosidad de las pensiones?
Cada alumno tiene su plan del año, con la matrícula y las pensiones mensuales. Cuando un apoderado paga por Yape, depósito o en caja, se registra y el saldo se actualiza. La dirección ve quién debe, cuántos meses y desde cuándo, y puede enviar recordatorios individuales sin exponer la deuda frente a otros padres.
¿Cómo se cuidan los datos de los alumnos menores de edad?
Definimos contigo permisos por rol antes de construir: la dirección ve todo, cada profesor solo sus aulas y cursos, y cada apoderado solo a sus hijos. Configuramos usuarios con contraseña y copias de seguridad, y acordamos qué información se puede descargar o imprimir y quién puede hacerlo.
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