Sistema para estudio contable: clientes, documentos y vencimientos al día
Ya no persigas documentos por WhatsApp ni lleves el cronograma en una hoja. Un sistema a la medida de tu estudio contable.
Ver qué incluye- Vencimientos por cliente
- Documentos recibidos ordenados
- Honorarios y cobranzas
- Propuesta gratis, normalmente en 24 horas
- Apruebas el diseño antes de programar
- Pago en dos partes: 50/50
Lo que más nos cuentan los contadores
Cronograma de vencimientos en Excel
Cada cliente tiene su fecha según su RUC. Un descuido significa multas y un cliente molesto.
Documentos por WhatsApp y correo
Facturas, boletas y extractos llegan por todos lados. Cierras el mes persiguiendo lo que falta.
Honorarios sin seguimiento
No tienes claro qué cliente pagó su mensualidad. Cobrar depende de acordarte de escribirle.
Lo que puede incluir tu sistema
Es un punto de partida: lo ajustamos a cómo trabajas. Lo que no necesites, no se construye.
Cartera de clientes
Ficha con RUC, régimen, contactos y contador asignado.
Calendario de vencimientos
Fechas de declaración por cliente, con alertas antes de cada una.
Documentos por cliente
Recepción y orden de facturas, boletas y otros documentos mensuales.
Seguimiento de declaraciones
Estado de cada declaración: pendiente, en proceso o presentada.
Pedido de documentos
Solicita al cliente lo que falta y registra cuándo lo envía.
Honorarios y cobranzas
Mensualidad por cliente, pagos recibidos y saldos pendientes.
Comprobantes de honorarios
Emisión de tus comprobantes, según lo que uses.
Avisos a clientes
Recordatorios de documentos, pagos y fechas importantes.
Carga de trabajo del equipo
Qué clientes y tareas tiene cada contador y qué está atrasado.
Del documento recibido a la declaración presentada
Así puede funcionar el día a día en tu estudio. Lo adaptamos a cómo trabajas tú.
Automáticolo hace el sistema por ti; el resto lo haces tú o tu cliente.
1 · Cliente
- Un cliente nuevo contrata tus servicios
- Se registra con su RUC y su cronogramaAutomático
2 · Documentos
- El sistema pide los documentos del mesAutomático
- El cliente sube sus facturas y extractos
- Se avisa lo que aún faltaAutomático
3 · Declaración
- Se alerta el vencimiento al contadorAutomático
- El contador prepara y presenta la declaración
- Se marca como presentada y se avisa al clienteAutomático
4 · Cobro
- Se registra la mensualidad del clienteAutomático
- Se recuerda el pago a quien debeAutomático
Cómo se ordena un estudio contable con el sistema
Cuando SUNAT publica el cronograma de obligaciones mensuales, se carga en el sistema y cada cliente recibe sus fechas según el último dígito de su RUC. Desde ese momento, el estudio ve el mes completo: qué empresas declaran la primera semana, qué personas naturales con negocio tienen fecha después, en qué régimen está cada una y qué clientes están obligados a llevar libros electrónicos.
En los primeros días del mes, el sistema pide a cada cliente sus comprobantes de compras y ventas, recibos por honorarios y extractos bancarios. Lo que llega se registra contra el cliente y se ve lo que falta, sin revisar chats uno por uno. El asistente avanza con los registros y el contador a cargo revisa antes de preparar el Formulario 621 o la declaración que corresponda en cada caso. Si un cliente cambió de régimen o empezó a emitir más comprobantes, se actualiza su ficha y el equipo lo ve al día siguiente.
Cuando la declaración se presenta, se adjunta la constancia y el cliente recibe el aviso con el monto a pagar. El jefe del estudio ve en una sola pantalla qué está presentado, qué está en proceso y qué vence mañana. Y a fin de mes, las mensualidades de honorarios están cruzadas con los pagos recibidos, para cobrar sin perseguir a nadie por WhatsApp.
Términos que verás en el sistema
- Cronograma de vencimientos
- Calendario que publica SUNAT con la fecha límite de las declaraciones mensuales de cada contribuyente, según el último dígito de su RUC.
- Régimen tributario
- Forma en que un contribuyente paga sus impuestos: Nuevo RUS, Régimen Especial, Régimen MYPE Tributario o Régimen General. Define qué declara y qué libros lleva.
- PLE
- Programa de Libros Electrónicos de SUNAT, con el que se generan y envían los libros y registros contables en formato electrónico.
- Formulario 621
- Declaración mensual del IGV y del pago a cuenta del impuesto a la renta.
- Clave SOL
- Usuario y contraseña con los que el contribuyente entra a SUNAT Operaciones en Línea para declarar y hacer trámites.
- Recibo por honorarios
- Comprobante electrónico que emiten quienes trabajan de forma independiente por sus servicios.
Un sistema hecho para tu negocio, no uno que tienes que adaptar
Se adapta a ti
No cambias tu forma de trabajar para encajar en un software genérico.
Pagas por lo que usas
Sin módulos de relleno ni licencias por funciones que no necesitas.
Es tuyo y crece contigo
Sumamos módulos cuando tu negocio lo pida, con el mismo equipo que lo construyó.
De la primera llamada al lanzamiento, un proceso claro
- 01
Consulta
Conversamos sobre tu negocio y entendemos cómo trabajas hoy.
- 02
Diseño
Te mostramos cómo se verá el sistema. Tú lo apruebas antes de programar.
- 03
Desarrollo
Lo construimos a tu medida, con avances que puedes revisar.
- 04
Entrega
Lo lanzamos, capacitamos a tu equipo y seguimos disponibles para ayudarte.
Lo que suelen preguntarnos antes de empezar
¿Cuánto cuesta un sistema para estudio contable?
Influyen la cantidad de clientes y contadores, los módulos (vencimientos, pedido de documentos, portal para clientes, honorarios) y si quieres conectar alguna herramienta que ya usas. La cotización no cuesta y normalmente la recibes en menos de 24 horas. Pagas la mitad cuando arrancamos y la otra mitad cuando el sistema está entregado.
¿El sistema arma el cronograma de vencimientos según el RUC?
Sí. Cargas el cronograma mensual que publica SUNAT y el sistema asigna a cada cliente sus fechas según el último dígito de su RUC. Con eso ves por semana qué declaraciones vencen, de qué clientes y quién del equipo está a cargo, con alertas antes de cada fecha para que nada se presente a última hora.
¿El sistema presenta las declaraciones a SUNAT?
No. La presentación la sigue haciendo tu equipo en las plataformas de SUNAT, como hasta hoy. El sistema ordena lo previo y lo posterior: qué documentos faltan, quién prepara cada declaración, en qué estado está y cuándo se presentó, con la constancia adjunta para responder al cliente al instante.
¿Mis clientes pueden enviar sus comprobantes por el sistema?
Se puede incluir un acceso donde cada cliente sube sus facturas, recibos y extractos del mes y ve qué le falta enviar. Así dejas de recibir fotos por WhatsApp el día del vencimiento. Si el cliente prefiere no entrar, tu asistente sube los documentos por él y el control sigue siendo el mismo.
¿Puedo controlar la carga de trabajo de cada contador?
Sí. Cada cliente tiene un contador asignado y cada tarea mensual un estado. El jefe del estudio ve quién tiene más clientes, qué declaraciones están atrasadas y qué cierres siguen abiertos. Si alguien sale de vacaciones, reasignas su cartera en pocos clics sin perder el historial de cada empresa.
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