Sistema para administración de edificios: cuotas e incidencias en orden
Que cada propietario sepa qué debe y cada incidencia tenga un responsable. Un sistema a la medida de tu administración.
Ver qué incluye- Cuotas de mantenimiento y morosidad
- Incidencias con seguimiento
- Estado de cuenta por departamento
- Propuesta gratis, normalmente en 24 horas
- Apruebas el diseño antes de programar
- Pago en dos partes: 50/50
Lo que más nos cuentan los administradores de edificios
Cuotas y morosos en un cuaderno o Excel
Pagos por Yape o transferencia sin cuadrar y propietarios que dicen que ya pagaron.
Reclamos e incidencias por WhatsApp
Una fuga o una luz malograda se pierde entre mensajes y nadie sabe si ya se atendió.
Rendir cuentas en la junta es un dolor de cabeza
Gastos, recibos de proveedores y estados de cuenta repartidos, difíciles de mostrar con claridad.
Lo que puede incluir tu sistema
Es un punto de partida: lo ajustamos a cómo trabajas. Lo que no necesites, no se construye.
Departamentos y propietarios
Ficha de cada unidad con propietario, inquilino, contactos y porcentaje de participación.
Cuotas de mantenimiento
Generación mensual de cuotas, pagos recibidos y deuda pendiente por departamento.
Avisos de cobranza
Recordatorios de pago a los propietarios con deuda, sin llamar uno por uno.
Incidencias y mantenimiento
Reportes de problemas con responsable, estado y fecha de solución.
Proveedores
Ascensor, limpieza, vigilancia y otros: contratos, pagos y servicios realizados.
Gastos del edificio
Registro de gastos con su comprobante, ordenado por mes y categoría.
Estados de cuenta y reportes
Estado de cuenta por departamento y resumen de ingresos y gastos para la junta.
Áreas comunes y reuniones
Reserva de salón o parrilla, y convocatoria de juntas con sus acuerdos.
De la cuota mensual a la rendición de cuentas, en un solo sistema
Así puede funcionar el día a día en tu administración. Lo adaptamos a cómo trabajas tú.
Automáticolo hace el sistema por ti; el resto lo haces tú o tu cliente.
1 · Cuotas
- Se generan las cuotas del mes para cada departamentoAutomático
- Los propietarios reciben su aviso de cobroAutomático
2 · Cobranza
- El propietario paga por transferencia o Yape
- Se registra el pago y se actualiza su saldo
- Se recuerda la deuda a quienes no han pagadoAutomático
3 · Mantenimiento
- Un vecino reporta una incidencia
- Se asigna a un proveedor o encargado con fecha
- Se registra el gasto con su comprobante
4 · Rendición
- Se arma el resumen de ingresos y gastos del mesAutomático
- Se presenta el estado de cuenta en la junta
Cómo se administra un edificio con el sistema
A inicios de mes, el administrador revisa los gastos del edificio: vigilancia, limpieza, mantenimiento del ascensor, luz y agua de las áreas comunes. Con el presupuesto aprobado por la junta y el porcentaje de participación de cada unidad, el sistema genera la cuota de mantenimiento de cada departamento, estacionamiento y depósito, y cada propietario recibe su aviso con el monto y la fecha límite.
Durante el mes, los pagos llegan por transferencia, depósito o Yape. Cada uno se registra contra su departamento y el estado de cuenta se actualiza. Cuando un vecino reporta una filtración en el techo de su baño o un foco quemado en la escalera, la incidencia queda con fecha, foto y responsable, y el administrador ve qué sigue abierto sin revisar el grupo de WhatsApp del edificio. Los pagos a la empresa de vigilancia o al técnico del ascensor se registran con su comprobante en el mes que corresponden.
Llega la junta de propietarios. En lugar de armar un Excel la noche anterior, el administrador presenta el resumen de ingresos y gastos con sus comprobantes, la morosidad ordenada por antigüedad y el estado de las incidencias. Si se aprueba una cuota extraordinaria, se carga al día siguiente. Y el acta con los acuerdos queda guardada junto a la convocatoria, para consultarla cuando alguien pregunte.
Términos que verás en el sistema
- Junta de propietarios
- Reunión de los dueños de las unidades del edificio, donde se aprueban presupuestos, cuotas y decisiones sobre las áreas comunes.
- Reglamento interno
- Documento que fija las reglas de convivencia, el uso de las áreas comunes y el porcentaje de participación de cada unidad.
- Porcentaje de participación
- Proporción que le corresponde a cada departamento, estacionamiento o depósito sobre los bienes comunes; suele usarse para repartir los gastos.
- Cuota ordinaria
- Pago mensual de mantenimiento que cubre los gastos fijos del edificio, como vigilancia, limpieza y servicios de las áreas comunes.
- Cuota extraordinaria
- Pago adicional que aprueba la junta para un gasto puntual, como pintar la fachada o reparar la bomba de agua.
- Morosidad
- Cuotas que un propietario no pagó a tiempo; se suele mostrar por meses de atraso.
Un sistema hecho para tu negocio, no uno que tienes que adaptar
Se adapta a ti
No cambias tu forma de trabajar para encajar en un software genérico.
Pagas por lo que usas
Sin módulos de relleno ni licencias por funciones que no necesitas.
Es tuyo y crece contigo
Sumamos módulos cuando tu negocio lo pida, con el mismo equipo que lo construyó.
De la primera llamada al lanzamiento, un proceso claro
- 01
Consulta
Conversamos sobre tu negocio y entendemos cómo trabajas hoy.
- 02
Diseño
Te mostramos cómo se verá el sistema. Tú lo apruebas antes de programar.
- 03
Desarrollo
Lo construimos a tu medida, con avances que puedes revisar.
- 04
Entrega
Lo lanzamos, capacitamos a tu equipo y seguimos disponibles para ayudarte.
Lo que suelen preguntarnos antes de empezar
¿Cuánto cuesta un sistema para administración de edificios?
Depende de cuántos edificios y departamentos administres, de los módulos (cuotas, morosidad, incidencias, áreas comunes, portal para propietarios) y de si llevas varias juntas con cuentas separadas. La cotización es gratis y por lo general llega en menos de 24 horas. El pago se hace en dos partes: la mitad al iniciar y el resto en la entrega.
¿Calcula la cuota de cada departamento según su porcentaje?
Sí. Registras el porcentaje de participación de cada unidad, como figura en el reglamento interno, y el sistema reparte los gastos del mes o el presupuesto anual en cuotas por departamento, estacionamiento y depósito. Si algunos gastos solo los pagan ciertas unidades, como el ascensor de una torre, se configura esa excepción.
¿Puedo cobrar cuotas extraordinarias aparte?
Sí. Cuando la junta aprueba una cuota extraordinaria para pintar la fachada o cambiar la bomba de agua, se genera por separado, con su propio monto por departamento y sus fechas. El propietario ve cuánto debe de cada concepto y los pagos se aplican a la cuota correcta, sin mezclarlas con el mantenimiento.
¿Los propietarios pueden ver su estado de cuenta?
Se puede dar a cada propietario un acceso desde el celular a su información: cuotas, pagos registrados, deuda pendiente y comunicados del edificio. Si el departamento está alquilado, defines qué ve el inquilino. Así se reducen las llamadas al administrador para preguntar cuánto se debe o si ya llegó un pago.
¿Sirve si administro varios edificios a la vez?
Sí. Cada edificio o condominio tiene sus propias unidades, cuentas, proveedores y reportes, y tú ves el resumen de todos en una sola pantalla. Puedes asignar a cada asistente los edificios que lleva, y la información de una junta nunca se cruza con la de otra.
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